Fra 1. juli skal arbejdstiden registreres

Den 1. juli træder EU's nye regler om registrering af arbejdstid i kraft. Herunder kan du læse mere om reglerne.

Baggrund for den nye lovgivning

Baggrunden for de nye regler om registrering af arbejdstid er en sag anlagt af de spanske fagforeninger mod Deutsche Bank, Spanien, ved EU domstolen. Kort og frit summeret, klagede fagforeningerne over, at det ikke var muligt for arbejdsmiljørepræsentanterne at påse, at medarbejdernes ikke blev pålagt overarbejde i ulovligt omfang, når der ikke skete registrering af arbejdstid. Den logik købte EU domstolen, som derfor fortolkede arbejdstidsdirektivet således, at der følger en pligt af reglerne om hviletid og højeste arbejdstid til, at arbejdsgiverne skal sikre at arbejdstiden registreres. Konsekvensen af dommen er nu gennemført ved en ændring af dansk lovgivning, og træder i kraft pr. 1. juli 2024 i det nedenfor anførte omfang.

Fra 1. juli gælder følgende:

”Med henblik på at sikre overholdelse af gældende regler om daglig og ugentlig hviletid, samt maksimal ugentlig arbejdstid skal arbejdsgiveren indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt af de pågældende lønmodtagere.”

”Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger i … arbejdstidsregistreringssystem[et] … og … skal opbevare de i … registrerede oplysninger i 5 år.”

Hvem er omfattet:

Som udgangspunkt skal alle ansatte registrere deres arbejdstid i det registreringssystem, der stilles til rådighed.

Direktører er blandt andre undtaget, ligesom særligt erfarne medarbejdere med betydeligt selvstændigt ansvar for at træffe beslutninger om deres arbejde, herunder tilrettelæggelsen heraf, kan undtages.

EU Kommissionen har udarbejdet en fortolkningsmeddelelse om arbejdstidsdirektivet (2023/C 109/01). Man kan herefter undtage bl.a. følgende fra registreringspligt:

1. Personale med ledelsesfunktioner, dvs. direktører (”visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom de ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan.”)
2. Personale, der har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger. Under denne kategori falder ”visse eksperter, erfarne advokater i et ansættelsesforhold eller akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.”

Medarbejdere, som har selvstændigt ansvar for at tilrettelægge driften af deres arbejdsområde og træffe beslutninger indenfor dette og som derfor har betydelig frihed til at tilrettelægge arbejdstiden, kan således undtages.

Det er DKF’s vurdering, at man kan lave en analogi til ”erfarne advokater” fsv. angår erfarne kiropraktorer, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid. Kiropraktorer med betydelig erfaring (dvs. + 7-10 indenfor det kiropraktiske erhverv), som forudsætningsvis træffer egne diagnostiske og behandlingsmæssige beslutninger, som dermed formelt indebærer økonomiske beslutninger (fakturering af behandling) og som i betydelig grad selv kan tilrettelægge deres arbejdstid, kan undtages fra pligten til registrering af arbejdstid.

Underretning om at en medarbejder er ”selvtilrettelægger”

Medarbejdere, som arbejdsgiver vurderer er selvtilrettelæggere, og som dermed ikke skal registrere arbejdstid, skal underrettes herom ved en skriftlig meddelelse, som vil udgøre et tillæg til deres ansættelseskontrakt for at overholde ansættelsesbevislovens krav om oplysning om væsentlige arbejdsvilkår.

Hvordan skal registreringen ske:

Det fremgår af forarbejderne til loven, at der ”er en høj grad af metodefrihed i forhold til opfyldelsen af registreringskravet.”

Kravet til et system er, at det skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt af de pågældende lønmodtagere”.

Kravet kan således opfyldes enten på papir eller digitalt, så længe den enkelte medarbejder registrerer sin daglige arbejdstid, og man opbevarer oplysningerne i 5 år. Medarbejderen skal have adgang til at tilgå sine oplysninger.

Digitalt kan man lave excel-ark til registrering af arbejdstid, online dokumenter, mv. Nogle lønsystemer tilbyder en app-baseret løsning for tidsregistrering.

Kan man bruge journalsystemet? Nogle har spurgt om, man ifh til ansatte behandlere ikke blot kan bruge journalsystemets oplysninger som grundlag for tidsregistrering. I det omfang arbejdstiden omfatter andet end tid sammen med patienten - for eksempel tid til journalisering, frokost, pauser, deltagelse i møder, kurser, markedsføringsaktiviteter eller andre ikke patientrettede aktiviteter, så skal den del af arbejdstiden også registreres. Om et journalsystem derfor er tilstrækkeligt vil bero på en vurdering fra arbejdsgiver af, om de oplysninger, der genereres, er tilstrækkeligt dækkende.

Hvad er for arbejdstidsregler der skal iagttages?

Der er især 11-timers-reglen om, at medarbejdere skal have (mindst) 11 timers hviletid (dvs. ikke-arbejdstid) pr. døgn, samt 48-timers-reglen, hvorefter man som hovedregel ikke må lade medarbejdere arbejde mere end 48 timer i gennemsnit om ugen målt over en løbende 4 måneders periode.

Det bemærkes, at for ansatte, der følger AC statsoverenskomsten, gælder det for så vidt angår tjenesterejser, herunder fx kurser, seminarer mv., at disse maximalt medregnes med 13 timer pr. døgn, uagtet at rejsen målt på tiden mellem afrejse og hjemkomst fra tjenestestedet er længere. Dermed sikres pr. overenskomst at 11-timers-reglen ikke (kan) overskrides.

Kilder:

Loven og dens bemærkninger: https://www.ft.dk/ripdf/samling/20231/lovforslag/l68/20231_l68_som_fremsat.pdf

EU kommissionens fortolkningsmeddelelse 2023/C 109/01: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52023XC0324(01)